Combien vous coûte réellement votre administratif ? (le calcul qui va vous surprendre)

C'est une phrase que j'entends souvent lors de mes premiers rendez-vous avec des indépendants ou des professionnels libéraux : "Je n'ai pas le budget pour prendre une secrétaire, je préfère le faire moi-même le soir, ça me coûte zéro."

C'est un réflexe naturel. Quand on lance son activité ou qu'on gère une petite structure, on surveille chaque euro. Payer un prestataire externe semble être une charge supplémentaire.

Pourtant, ce raisonnement comporte une faille économique majeure. En réalité, faire votre administratif vous-même est souvent l'option la plus chère pour votre entreprise.

Pourquoi ? Parce que votre temps n'est pas gratuit. Il a une valeur marchande. Aujourd'hui, sortons la calculatrice pour comprendre le concept de "coût d'opportunité" et voir comment optimiser votre rentabilité.

👉​Le piège de l'heure "gratuite"

Imaginez la situation suivante : vous êtes consultant, infirmier libéral ou développeur freelance. Votre cœur de métier, c'est de soigner, de conseiller ou de créer. C'est pour cela que vos clients vous paient.

Disons que votre tarif horaire moyen (ou ce que vous rapportez à l'entreprise en 1h de production) est de 80 €.

Si vous passez 1 heure à classer des factures, à relancer un impayé ou à trier vos mails :

➡️​Vous ne facturez pas cette heure à un client.

➡️​Vous "dépensez" virtuellement 80 € de votre temps pour une tâche à faible valeur ajoutée.

Est-ce que vous payeriez quelqu'un 80 € de l'heure pour faire du classement ? Probablement pas. C'est pourtant exactement ce que vous faites en vous en occupant vous-même.

👉​Le comparatif : vous VS une professionnelle

Allons plus loin dans le calcul. Souvent, une tâche administrative vous prend deux fois plus de temps qu'à une spécialiste, car ce n'est pas votre métier, vous n'avez pas les bons outils, ou vous n'aimez pas ça (procrastination).

Prenons l'exemple d'une gestion mensuelle classique (facturation, pré comptabilité, relances) :

📍​Option A : Vous le faites vous-même

• Temps passé : 6 heures (car vous cherchez vos documents, vous pestez contre le logiciel…).

• Coût pour votre entreprise (manque à gagner) : 6h x 80 € = 480 €.

• Résultat : c'est fait, mais avec de la fatigue et du stress.

📍​Option B : Vous déléguez à AGSI Secrétariat

• Temps facturé : 3 heures (car je suis formée, équipée et rodée à ces tâches).

• Coût de la prestation (exemple) : ~120 €.

• Résultat : c'est fait parfaitement, et vous avez économisé 360 € de temps de production (ou gagné 6h de repos !)

Conclusion : Déléguer n'est pas une dépense, c'est un levier pour libérer votre temps à haute valeur ajoutée.

👉​Au-delà de l'argent : la charge mentale et la sécurité

Le coût n'est pas seulement financier. Pour un professionnel de santé qui enchaîne les patients ou un commerçant qui est debout toute la journée, l'administratif est une pollution mentale.

C'est cette petite voix qui vous dit le dimanche soir : "Il faut absolument que j'envoie ces documents à l'expert-comptable demain."

En faisant appel à une assistante indépendante, et notamment à un profil formé aux techniques comptables (Graduate Comptable), vous achetez aussi de la sécurité :

✅​La garantie que les documents sont conformes (TVA déductible bien récupérée).

✅​La certitude que les délais sont respectés.

✅​L'assurance d'une trésorerie suivie de près.

👉​Comment savoir si c'est le moment de déléguer ?

Vous n'avez pas besoin d'être une multinationale pour externaliser. Voici les signes qui ne trompent pas :

⚠️​Le retard s'accumule : vous avez plus d'un mois de factures en vrac.

⚠️​L'erreur coûteuse : vous avez déjà payé des pénalités de retard (URSSAF, TVA) ou oublié de facturer un client.

⚠️​Le refus de mission : vous refusez des clients ou des patients parce que vous devez "faire de la paperasse".

Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces points, c'est que votre administratif freine votre croissance.

🎯​​Conclusion

Votre expertise est unique. C'est là que vous devez investir votre énergie. Le tri, le classement, la saisie, la relance… c'est mon expertise !

Ne laissez plus des tâches à 30€ de l'heure grignoter votre temps à 80€ (ou plus !). Faites le calcul, et vous verrez que l'externalisation est souvent la décision de gestion la plus rentable de l'année.

Vous voulez savoir combien de temps (et d'argent) vous pourriez récupérer ?

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